Après plus de 10 ans de métier, j’ai été en contact avec de nombreux chargés de communication et reçu d’innombrables communiqués ou dossiers de presse. Voici quelques conseils tirés de mon expérience.

 

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Bien connaître le périmètre d’intervention du journaliste à qui on envoie des infos

A la fois en termes de géographie, de thématique et de lectorat, il est important de bien cibler les journalistes que vous contactez. Je travaille pour un journal régional mais il m’arrive de recevoir, et mes collègues également, des infos de la part d’entreprise ou institutions qui ne sont pas dans ma zone. Je n’ai pas de spécialités mais c’est le cas de bien des journalistes. Il faut également en tenir compte.

Surtout, il est important de mettre à jour son listing, car les journalistes peuvent changer de médias, de thématiques, de région,… Ne pas faire cet effort renvoie un mauvais message au journaliste.

Laisser les coordonnées de manière claire sur le site internet

Il m’arrive de chercher longtemps les coordonnées d’une entreprise, pour savoir si elle se trouve dans ma zone, ou de son service presse. Je me dois alors de ruser, en ouvrant un communiqué de presse pour trouver ces informations par exemple. Il est assez frustrant de perdre du temps sur cet aspect pourtant assez basique. Un service presse dont les cordonnées ne sont pas facilement accessibles donne l’impression de ne pas vouloir être sollicité. Vous voyez le problème?

L’idéal est d’avoir un onglet Contact mentionnant ces informations, voire de les faire figurer tout en bas de la page d’accueil. Dîtes vous que si un journaliste galère pour trouver ces informations, un client potentiel n’aura pas la patience de chercher plus avant.

Accuser réception des demandes par mail

Il m’arrive de devoir relancer des interlocuteurs quant à mes demandes d’infos et d’entretien. M’entendre dire : « Si on n’a pas répondu c’est qu’on ne veut pas répondre », ou « Si on n’a pas répondu, c’est qu’on n’a pas eu de retour en interne », me donne envie de hurler. Et puis, comment dire?… Vous êtes communicant, alors COMMUNIQUEZ.

Car croyez le ou non, il peut y avoir bien d’autres raisons à ce silence : un mail qui n’est pas arrivé, le destinataire en vacances ou qui a quitté l’entreprise,… Bref, cela ferait gagner du temps à tout le monde si le destinataire pouvait faire une réponse simple du style :  » J’ai bien reçu votre demande. Je reviens vers vous au plus vite ». Je ne demande pas plus. D’une part, c’est de la courtoisie élémentaire. D’autre part, ça m’évite de me poser 1000 questions ET de vous relancer.

Bien comprendre que le journaliste reste maître de traiter l’information ou pas

Ligne éditoriale, lien avec l’actualité, périodicité et donc date de bouclage, zone géographique : plusieurs raisons peuvent expliquer le désintérêt d’un journaliste pour votre information. Nous devons faire des choix, parmi toutes les sollicitations que nous recevons. Et ensuite, il nous faut convaincre nos responsables de l’intérêt du sujet. Ce que nous n’arrivons pas toujours à faire.

Soigner le communiquer de presse

Objet du mail : ne pas mettre simplement « Communiqué de presse ». Il nous est alors impossible de le retrouver. Soyez précis sur le sujet.
Longueur : soyez court et concis, avec une présentation aérée. Maximum 3 pages. C’est la différence avec un dossier de presse. Encore une fois, le journaliste en reçoit des dizaines par jour. Il doit décider rapidement si ça l’intéresse ou pas. Faites-lui gagner du temps.
Titre : mettez l’accent sur le caractère nouveau, unique ou original pour attirer l’attention. C’est l’un des aspects qui convaincra le journaliste de s’y intéresser.
Date : si le journaliste l’archive pour le traiter plus tard, la date du document est primordiale.
Données : si vous avez des chiffres, précisez les sources. Ces éléments doivent pouvoir être vérifiables ou complétées.
Contacts: indispensable en début ou en fin de document. Si vous êtes une agence, il faudra à la fois les vôtres et celles de l’entreprise cliente. Pensez à faire figurer également un lien vers le site internet et les réseaux sociaux de l’entreprise.
Banque photo : Un lien où télécharger des illustrations sera appréciable et fera gagner du temps. Surtout sur des sujets très difficile à illustrer.

Les profils de communicants qui nous rendent le travail difficile

• Celui qui ne répond jamais au téléphone ni aux mails et ne rappelle jamais : avouez que c’est gênant pour un communiquant.

• Celui qui est tout le temps débordé et vous donne des sueurs froides quant au respect des délais.

• Celui qui quitte son poste après avoir reçu votre demande et commencé à la traiter mais s’en va sans donner d’instructions.